In 8 Schritten die perfekte Veranstaltung planen

Sie planen eine Veranstaltung und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Keine Sorge, wir

haben die nötigen Informationen, Tipps und Tricks für Sie. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen

die 10 Schritte, die Sie für eine optimale Planung einer Veranstaltung berücksichtigen

sollten. Ganz gleich, ob es sich um eine Hochzeit, eine Geburtstagsparty oder eine

Firmenveranstaltung handelt, diese Tipps werden Ihnen helfen, dass Ihre Veranstaltung

reibungslos abläuft.

Den Anlass berücksichtigen

Bevor Sie mit der Planung beginnen, ist es wichtig, dass Sie eine klare Vorstellung davon

haben, was Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen wollen. Soll es ein lustiger und festlicher

Anlass sein oder eine eher formelle Angelegenheit? Sobald Sie sich für den allgemeinen Ton

und die Stimmung der Veranstaltung entschieden haben, können Sie mit der Planung

beginnen.

Schritt 1: Das Ziel der Veranstaltung kennen

Definieren Sie Ihr Ziel. Was wollen Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen? Wollen Sie einen

besonderen Anlass feiern oder handelt es sich um ein Firmenevent? Wenn Sie Ihr Ziel

kennen, können Sie sich bei der Planung auf alle Ihre Entscheidungen stützen. Denn das Ziel

der Veranstaltung kann natürlich sehr unterschiedlich sein. Vor allem der Unterschied

zwischen privaten und geschäftlichen Events ist oft sehr groß.

Schritt 2: Budgetplanung

Erstellen Sie ein Budget. Einer der wichtigsten Aspekte der Veranstaltungsplanung ist die

Einhaltung des Budgets. Legen Sie fest, wie viel Geld Ihnen zur Verfügung steht, und

beginnen Sie mit der Aufteilung der Mittel auf die verschiedenen Aspekte der Veranstaltung.

Denn für ein richtiges Event bedarf es in der Regel einiger Ausgaben. Werden diese nicht von

Anfang an mit einem bestimmten Budget eingegrenzt, kann aus dem Event schnell ein

riesiger Kostenfaktor entstehen. Am besten listen Sie alle Kostenpunkte auf, die bei der

Eventplanung anfallen, um sie mit einem entsprechenden Limit auszustatten.

Schritt 3: Terminfindung

Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest. Dieser Schritt mag selbstverständlich erscheinen,

aber es ist wichtig, sich zu überlegen, wann die Veranstaltung stattfinden soll. Wenn Sie zum

Beispiel eine Firmenveranstaltung planen, müssen Sie darauf achten, dass sie nicht mit

anderen wichtigen Veranstaltungen in Ihrer Branche kollidiert. Auch bei privaten Events ist

es wichtig, so früh wie möglich einen Termin festzulegen. Dann ist die Wahrscheinlichkeit

hoch, dass die meisten Gäste noch keine anderweitigen Pläne haben. Kurzfristige Termine

sind für viele Menschen oft nur mit Mühe realisierbar und können auch bei

Geschäftspartnern oder Kunden für Stress sorgen.

Schritt 4: Wo findet das Event statt?

Wählen Sie einen Veranstaltungsort. Der von Ihnen gewählte Veranstaltungsort spielt eine

wichtige Rolle für die Gesamtatmosphäre Ihrer Veranstaltung. Wenn Sie eine formelle

Veranstaltung planen, müssen Sie einen Veranstaltungsort finden, der dies widerspiegelt.

Wenn Sie eine entspanntere Veranstaltung planen, können Sie bei der Wahl des

Veranstaltungsortes flexibler sein. Zu berücksichtigen ist natürlich auch die Jahreszeit. Bei

schönem Wetter sind Events im Outdoor-Bereich oft besser geeignet als in einem

überfüllten Innenraum. Handelt es sich um eine große Veranstaltung, können beispielsweise

ganze Hallen gemietet werden, um alle Gäste unterzubringen.

Schritt 5: Infrastruktur bereitstellen

Je nach dem Veranstaltungsort kann es von Vorteil oder sogar zwingend erforderlich sein,

entsprechende Infrastruktur bereitzustellen. Mit einem entsprechenden Fest- oder Partyzelt

schützen Sie sich im Außenbereich vor Wind und Wetter. Diese können bei Bedarf auch mit

Heizpilzen ausgestattet werden, um für Wärme zu sorgen. Auch Toiletten werden bei jedem

Event benötigt. Findet das Event nicht in der Nähe von benutzbaren Sanitäranlagen statt,

müssen diese unbedingt zur Verfügung gestellt werden.

Schritt 6: Für Speis und Trank sorgen

Unter Berücksichtigung der Anzahl der Gäste gibt es verschiedene Möglichkeiten, um diese

zu bewirten. Auch hierbei sind die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt. Vom Buffet in

Selbstbedienung über einen Catering-Service mit Servierdienst bis hin zum eigenen

Barkeeper können Sie bei der Eventplanung auf viele verschiedenen Möglichkeiten

zurückgreifen. Zu berücksichtigen ist auch die Frage, ob nur kleine Happen oder ganze

Mahlzeiten von den Gästen erwartet werden. Hier gilt es, lieber etwas zu dick als zu dünn

aufzutragen. Gehen Getränke oder Speisen aus, kann dies die Stimmung eines Events

trüben.

Schritt 7: Musikalische Begleitung

Eine entsprechende musikalische Begleitung sorgt für lockere Stimmung auf einem Event. Je

nach Budget können automatisierte Playlists bis hin zu Live-Musik geboten werden.

Überlegen Sie aber vor allem in Bezug auf die Musikrichtung, was für das Event passend ist.

Bei geschäftlichen Veranstaltungen empfiehlt sich ruhige Hintergrundmusik, um die

Atmosphäre aufzulockern. Bei abendlichen privaten Events wie einer Geburtstagsfeier darf

es dann ruhig etwas lauter und wilder zugehen.

Schritt 8: Die Generalprobe

Bevor es dann endlich so weit ist und Ihr Event startet, sollten Sie vorab eine Art

Generalprobe durchführen. Einige Stunden vor dem Beginn muss sichergestellt werden, dass

die Technik funktioniert und alle anderen wichtigen Faktoren wie beispielsweise das

Catering oder die Band auf dem Weg sind.

Damit Ihre Veranstaltung reibungslos abläuft, ist es wichtig, im Voraus zu planen und an alle

Details zu denken. Wenn Sie diese einfachen Tipps befolgen, wird Ihre Veranstaltung

garantiert ein Erfolg werden!